1. Das Programm vor die Geräteliste stellen
Beschreiben Sie zuerst, was geschehen soll: Sprache, Musik, Tanz, Projektion oder mehrere Formate nacheinander. Notieren Sie Gästezahl, Zeitfenster, Verantwortliche und räumliche Bedingungen. Markieren Sie Muss-Anforderungen und optionale Gestaltungsideen getrennt.
2. Den Ort aufnehmen
Messen Sie nutzbare Flächen, Türen, Zufahrten und mögliche Technikpositionen. Fragen Sie nach Stromversorgung, Aufhängungen, Lärmvorgaben und zugelassenen Materialien. Fotos sind hilfreich, ersetzen bei kritischen Bedingungen aber keine Besichtigung.
3. Gewerke gemeinsam planen
Licht, Ton und Bild brauchen abgestimmte Positionen. Ein Projektor darf nicht im Laufweg stehen, ein Lautsprecher nicht die Sicht versperren. Fachkundige Personen bewerten Tragfähigkeit, elektrische Versorgung und sichere Montage. Die DGUV bietet dazu Fachinformationen.
4. Zeit und Kosten vollständig erfassen
Zur Veranstaltungszeit kommen Beladung, Fahrt, Aufbau, Probe, Wartezeit, Abbau und Rückgabe. Lassen Sie Angebote für denselben Umfang erstellen. Erfassen Sie auch Personal, Versicherungsanteile, Rechte, Reinigung und eine bewusst gesetzte Reserve.
5. Einen überprüfbaren Abschluss schaffen
Vor Einlass Signalwege, Szenen und Ansprechpartner durchgehen. Dokumentieren Sie Änderungen und einen Ablauf für Störungen. Nach Rückbau Zustand, tatsächliche Zeiten und Abweichungen festhalten – diese Daten verbessern die nächste Planung.
Quellen & weiterführende Informationen
Redaktionelle Planungshilfe. Alle Rechenwerte sind frei veränderbare Beispielannahmen, keine Marktpreise, Angebote oder Ertragsprognosen. StarDisco bietet in dieser Prüfversion keine buchbaren Leistungen an. Angaben zum Betreiber werden vor einer Veröffentlichung ergänzt und geprüft.
Genannte Organisationen und Anbieter sind unabhängige Quellen, keine bestätigten Partner von StarDisco.